I denna dataskyddsbeskrivning redogörs för vilka personuppgifter som sparas hos Viking Line i säkerhets- och ordningssyfte, för vilka ändamål uppgifterna används, hur uppgifterna skyddas och varifrån den registrerade får information om sina personuppgifter. Skyddet av dina personuppgifter är viktigt för oss. Nedan kan du läsa om hur vi hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.
1. Personuppgiftsansvarig
Viking Line Abp (”Viking Line”)
Norragatan 4, 22 101, Mariehamn, Åland, Finland
Org.nr: 0144983–8
Viking Line är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter och ansvarar för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning
2. När samlar vi in personuppgifter?
Viking Line samlar in och behandlar personuppgifter om dig när:
- Vid omhändertagande ombord
- Rapporter uppgörs vid brott eller ordningsproblem som skett ombord
- Rapporter uppgörs vid brott eller ordningsproblem som skett i terminalen
- Du kontaktas eller kontaktar Viking Line i egenskap av vittne eller på annat sätt är part i en händelse som skett ombord
Viking Line samlar endast in sådan nödvändig information som krävs för att Viking Line ska kunna hantera och reglera säkerhets- och ordningsrelaterade ärenden
3. Vilka uppgifter behandlar vi om dig?
De personuppgifter Viking Line samlar in vid ett säkerhets- och/eller ordningsärende är i huvudsak:
- Identifieringsuppgifter, såsom namn, födelseår och kön
- Personsignum, samlas vid brottsmisstanke ombord och var rapporteringen ska skickas vidare till myndigheten
- Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress
- Nationalitetsuppgifter, såsom hemland och nationalitet
- Betalningsuppgifter, såsom kontonummer
- Bokningsuppgifter och kundnummer
- Känsliga uppgifter till myndigheter, såsom videoövervakningsmaterial
- Reseuppgifter och handlingar i anknytning till dem, såsom uppgifter om bokningar och resor
- Myndighetsdokument, såsom polisens förundersökningsmaterial och domstolsbeslut
- Fakturor i anslutning till ersättningsärenden
- Sakkunnigas och specialistbedömningar
- Övriga uppgifter som du själv kan lämna i anslutning till bokningen, såsom önskemål om specialkost eller särskild information från dig om ditt hälsotillstånd inför resan relevant för att kunna fullgöra resan
4. För vilka ändamål behandlar vi uppgifter om dig?
Viking Line behandlar huvudsakligen uppgifter som rör dig i syfte att:
- Främja brottsutredningar och samarbete med myndigheten
- Möjliggöra allmän kundkommunikation för behandlande av olika ärenden
5. Varifrån får vi personuppgifter?
Vi får personuppgifter direkt av kunden, från bokningssystemet, från myndighet eller genom att begära dem enligt din fullmakt och samtycke.
6. Var sparas uppgifterna?
Inkomna säkerhets- och ordningsrelaterade ärenden hanteras och sparas i Viking Lines rapporteringsregister.
7. Grunderna för behandlingen av personuppgifter
Viking Line baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett flertal rättsliga grunder.
Viking Line behandlar dina personuppgifter för att uppfylla lagstadgade förpliktelser eller för att upprätta, förhindra eller försvara en rättslig fordran. Viking Line kan också komma att behandla dina personuppgifter för att fullgöra ett avtal mellan dig och Viking Line. I vissa fall kan Viking Line behandla personuppgifter baserat på ett berättigat intresse som uppkommer för oss, när det förekommer en betydande och vederbörlig relation mellan dig och Viking Line, baserat på ditt kundförhållande.
8. Hur länge bevarar vi uppgifter om dig?
Dina personuppgifter bevaras endast så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning.
Viking Line kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Viking Line rättsliga intressen. Lagringstiden för dina personuppgifter beror på lagstiftningen som reglerar preskriptionstider för det sammanhang där dina personuppgifter samlats in.
9. Vem lämnar vi ut uppgifterna till?
Personuppgifter överlåts utanför Viking Line endast med kundens samtycke eller om överlåtelsen av uppgifterna har en speciell laglig grund.
Viking Line kan komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, såsom myndigheter som polis, åklagare, tull, gränsbevakning, skatte- och/eller hälsomyndigheten, för framställande av yrkan eller andra rättsliga förfaranden.
Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Viking Line om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Viking Line rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.
10. Hur säkrar vi behandlingen av uppgifter?
Personuppgifter får behandlas endast av behöriga personer. Vi ser till att behörigheter beviljas av behörighetsadministrationen och endast personer vars arbetsuppgifter förutsätter det har tillgång till personuppgifterna. Viking Line har inrättat tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att värna om skyddet av de personuppgifter som behandlas inom verksamheten. Systemet som lagrar personuppgifter är lösenordskyddat.
Viking Lines anställda som behandlar uppgifterna omfattas av tystnadsplikt och har undertecknat en sekretessförbindelse där det betonas att uppgifterna är konfidentiella.
11. Förändringar av dataskyddsbeskrivningen
Viking Line har rätt att när som helst ändra dataskyddsbeskrivningen om det sker förändringar i behandlingen av uppgifterna.
12. Skydd av personuppgifter
Viking Line har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.
13. Dina rättigheter
Viking Line ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Om du anser att tillämplig dataskyddslagstiftning inte har följts vid behandlingen av dina personuppgifter kan du lämna in ett besvär till behörig dataskyddsmyndighet, det vill säga Dataombudsmannen i Finland.
Viking Line kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande eller ändra dem så, att du inte längre kan identifieras.
Du har rätt att genom en skriftligt undertecknad ansökan erhålla ett registerutdrag från Viking Line om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att få information om var dina uppgifter har hämtats ifrån, hur automatiskt beslutsfattande (inklusive profilering) genomförs och hur länge dina uppgifter kommer att bevaras. Du har även samtidigt rätt att få information om dina rättigheter som person, vars personuppgifter behandlas.
Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina uppgifter överlämnade till dig, eller om det är tekniskt möjligt, till en annan serviceleverantör. Denna rättighet gäller uppgifter som du har gett till Viking Line och som har behandlats för att avtalet mellan dig och Viking Line ska träda i kraft.
Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om (i) uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de samlades in, (ii) du motsätter dig behandlingen av dina personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte (inklusive profilering i direktmarknadsföringssyfte), (iii) behandlingen har grundat sig på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke eller (iv) dina uppgifter har behandlats på ett lagstridigt sätt. Observera att vi trots detta kan bevara uppgifter om det behövs för att Viking Line ska kunna uppfylla sina lagstadgade förpliktelser eller för att upprätta, förhindra eller försvara ett rättsligt krav.