Policy avseende integritet och marknadsföring

1. Allmänt

1.1 Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur Viking Line Abp (FO-nummer 0144983-8, PB 166, Mariehamn, Åland, Finland, e-postadress: privacy@vikingline.com) (”Viking Line” eller även ”vi”) i egenskap av personuppgiftsansvarig samlar in, använder, lämnar ut, lagrar eller i övrigt behandlar dina personuppgifter.

1.2 Integritetspolicyn tillämpas på hanteringen av dina personuppgifter när Viking Line tillhandahåller dig tjänster och produkter i anslutning till bokningar och resor samt när vi vidtar olika marknadsförings- och kommunikationsåtgärder. Integritetspolicyn tillämpas på våra kunder och våra potentiella kunder. Integritetspolicyn gäller även behandling av dina personuppgifter inom ramen för Viking Lines lojalitetsprogram Viking Line Club Åland (”Viking Line Club”). Du hittar medlemsvillkoren för Viking Line Club här.

1.3 Du kan alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

2. När samlar vi in personuppgifter?

2.1 Viking Line samlar in och behandlar personuppgifter om sina kunder, potentiella kunder, Viking Line Clubs medlemmar och potentiella medlemmar när de genomför bokningar eller köp på Viking Lines webbplats, använder Viking Lines app, besöker Viking Lines webbplats eller kontaktar Viking Line på annat sätt. Dessutom samlar Viking Line in personuppgifter om dig via pixlar i anslutning till e-postmeddelanden och/eller textmeddelanden, i samband med olika evenemang såsom resemässor samt via kundenkäter som du besvarar på nätet eller på fartyget.

Uppgifterna som samlas in från dig i samband med bokningar och köp behövs för att du ska kunna ingå avtal med Viking Line och för att Viking Line ska kunna tillhandahålla sina tjänster och erbjudanden.

2.2 Om du är medlem eller potentiell medlem i Viking Line Club, samlar Viking Line in personuppgifter från dig vid din ansökan om medlemskap. Viking Line samlar även in uppgifter om dig under tiden du är medlem och behandlar uppgifter som Viking Line vid respektive tidpunkt ges tillgång till genom ditt medlemskonto. Uppgifter samlas in till exempel i samband med köp du gör på fartyget, när du använder Viking Line Clubs tjänster och via cookies som analyserar din webbaktivitet.  Som medlem kan du när som helst uppdatera dina uppgifter på ”Mina sidor”. I fråga om medlemmar i Viking Line Club som är bosatta i Sverige uppdateras adressuppgifterna även via tredje parts tjänster för adressuppdatering.

3. Vilka uppgifter behandlar vi om dig?

3.1 Viking Lines kunder och potentiella kunder

När du besöker vår webbplats, gör köp och bokningar i egenskap av kund eller i övrigt använder våra tjänster samlar Viking Line in och behandlar följande personuppgifter om dig:

• Identifieringsuppgifter såsom namn, födelseår och kön
• Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress
• Nationalitetsuppgifter såsom hemland och nationalitet
• Betalningsuppgifter
• Kundnummer
• Reseuppgifter och handlingar i anknytning till dem, såsom uppgifter om bokningar och resor
• IP-adress och andra uppgifter om din användning av Viking Lines webbplats eller app. På lagringen av cookies och den information som samlas in via dem tillämpas Viking Lines cookiepolicy.
• Reaktioner på meddelanden som skickats av Viking Line, till exempel öppnande av e-postmeddelanden, reaktioner på riktad webbmarknadsföring, innehåll som skapats för Viking Lines konton i sociala medier samt svar på kundenkäter
• Övriga uppgifter som du själv kan lämna i anslutning till bokningen, såsom registreringsnumret för din bil och information om begränsningar i funktionsförmågan.

Viking Line samlar in personuppgifter i första hand från den registrerade själv, men kan också få uppgifter av resebyråer via vilka den registrerade har bokat en resa med Viking Lines fartyg. Resor kan också bokas av en tredje part, och då får Viking Line uppgifterna av denna part. Personuppgifter om minderåriga kunder (och minderåriga potentiella kunder) fås av den aktuella kundens vårdnadshavare.

3.2 Medlemmar och potentiella medlemmar i Viking Line Club

Viking Line samlar in och behandlar följande personuppgifter om medlemmar och potentiella medlemmar i Viking Line Club:

• Identifieringsuppgifter såsom namn, personbeteckning och kön
• Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress
• Nationalitetsuppgifter såsom hemland och nationalitet samt språkuppgifter
• Betalningsuppgifter
• Medlemsnummer och Viking Line Club-kortets nummer
• Uppgifter om hurdana kryssningar du är intresserad av samt dina önskemål om erbjudanden (frivilligt)
• Uppgifter om dina inköp på produktnivå
• Uppgifter om tidigare och bokade resor
• Uppgifter om ditt medlemskap, till exempel din medlemsnivå och antalet bonuspoäng (”Båtar”)
• I fråga om medlemmar i Viking Line Club som är 12 till 17 år samlar Viking Line inte in uppgifter om medlemmarnas inköp på produktnivå.
• Viking Line samlar in personuppgifter i första hand från den registrerade själv, men kan också få uppgifter av resebyråer via vilka den registrerade har bokat en resa med Viking Lines fartyg. Resor kan också bokas av en tredje part, och då kan information om medlemskap i Viking Line Club anslutas till bokningen. När det gäller minderåriga kunder och minderåriga potentiella kunder fås uppgifterna av kundens vårdnadshavare.

4. För vilka ändamål behandlar vi uppgifter om dig?

4.1 Viking Lines kunder

Viking Line behandlar uppgifter om dig huvudsakligen för följande ändamål:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot kunder, till exempel resebokning och fakturering
• Möjliggöra allmän kundservice, till exempel besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter
• Skicka information som gäller resor, till exempel om undantag och förseningar i trafiken, per post, via appen eller på annat sätt.
• Skicka nyhetsbrev
• Uppfylla säkerhetskrav och andra författningsreglerade krav.

Uppgifter kan även användas för marknadsföring och kommunikation, inklusive profilering och personalisering, marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar, statistik samt uppföljning, utveckling och tillhandahållande av Viking Lines affärsverksamhet. Uppgifter kan också användas för utveckling av affärsverksamhet och relaterade metoder i anslutning till bokningar och köp samt för medlemskap i Viking Lines lojalitetsprogram.

4.2 Medlemmar i Viking Line Club

Om du är medlem i Viking Line Club, behandlar Viking Line uppgifter om dig även för följande ändamål utöver de ändamål som nämns i punkt 4.1 ovan:

• Administrera medlemskapet, inklusive hantering av bonuspoäng (så kallade ”Båtar”)
• Ge medlemmarna möjlighet att använda lojalitetsprogrammets tjänster
• Tillhandahålla specialerbjudanden
• Möjliggöra kommunikation med medlemmarna via post, e-post, textmeddelande, appen eller sociala medier
• Möjliggöra riktad marknadsföring via post, e-post, textmeddelande, appen eller sociala medier. Riktad marknadsföring skickas dock endast till personer som är 16 år eller äldre.

Profilering av uppgifter

Vi profilerar och segmenterar vissa uppgifter om våra kunder och Viking Line Club-medlemmar, för att kunna tillhandahålla förmåner och erbjudanden som intresserar dig med anknytning till Viking Lines och dess samarbetspartners produkter och tjänster. Vid bedömningen använder vi följande uppgifter:

• Ålder, kön, geografiskt läge
• Kundernas bokningar av resor och tjänster samt uppgifter med anknytning till bokningar
• Uppgifter om vilka inköp medlemmarna i lojalitetsprogrammet Viking Line Club har gjort ombord (till exempel i tax free-butikerna, restaurangerna, spa-avdelningen)
• Uppgifter om hur våra meddelanden har tagits emot, till exempel om personen läser våra e-postmeddelanden, eventuellt har klickat på en länk i meddelandet eller utnyttjat erbjudanden som har skickats via sms
• Förbud med anknytning till marknadsföring och annan kommunikation
• Uppgifter som samlas in via cookies på webbplatsen
• Uppgifter om hur mobilappen har använts

5. Grunder för behandlingen av personuppgifter

5.1 Viking Line behandlar dina personuppgifter i enlighet med de lagenliga grunder för behandling av personuppgifter som beskrivs i detta avsnitt.

5.2 Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullgöra ett avtal som du ingått med oss som kund eller som medlem i Viking Line Club, till exempel för att genomföra bokningar och köp, skicka riktad kommunikation med anknytning till medlemsförmåner samt för att administrera medlemskapet i Viking Line Club. Baserat på denna grund behandlar vi även uppgifter om dina inköp för att kunna beräkna de bonuspoäng du ackumulerar i samband med ditt medlemskap. Dessutom skickar vi på denna grund vid behov viktig information till dig inför resan, till exempel om trafikavvikelser och förseningar.

5.3 En del av behandlingen av personuppgifter baserar sig på vårt berättigade intresse, vilket uppkommer vid en betydande och vederbörlig relation mellan dig och Viking Line i samband med ditt kundförhållande eller medlemskap. Viking Lines berättigade intresse kan till exempel innebära att vi skickar erbjudanden och marknadsföring som gäller våra produkter och tjänster i situationer där det inte är fråga om kommunikation i anslutning till Viking Line Clubs medlemsförmåner samt begränsad kundsegmentering till exempel på basis av den totala summan av inköp. Statistikföring, analys och profilering av uppgifter grundar sig också på ett berättigat intresse. Viking Line behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av ett berättigat intresse.

5.4 Behandlingen av personuppgifter kan också grunda sig på samtycke. Vi behandlar uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter på basis av samtycke, såsom uppgifter om hälsotillstånd och uppgifter som erhålls med hjälp av cookies. Vi skickar elektronisk marknadsföring till personer som har gett sitt samtycke till det eller om vi i övrigt har rätt att skicka sådan marknadsföring med stöd av lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation.

5.5 I vissa fall har Viking Line en lagstadgad skyldighet att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel upprättandet och upprätthållandet av en passagerarförteckning.

6. Hur länge lagrar vi uppgifter som gäller dig?

6.1 Dina personuppgifter lagras endast så länge som det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Viking Line lagrar uppgifterna längre om det behövs för att iaktta lagstadgade krav eller för att bevaka Viking Lines rättsliga intresse, till exempel för möjliga pågående rättegångar.

6.2 Viking Line lagrar dina kunduppgifter i högst fem (5) år efter det att du har bokat din senaste resa eller efter den tidpunkt då du senast har genomfört en annan bokning eller ett köp. Efter den ovan nämnda tidsfristen överför Viking Line dina kontaktuppgifter (namn och kontaktuppgifter) till marknadsföringsregistret och behandlar dem endast för marknadsföring. Samma gäller våra potentiella kunder. Du har rätt att förbjuda användning av dina uppgifter för marknadsföring enligt punkt 10.

6.3 Om du är medlem i Viking Line Club lagrar Viking Line uppgifter om ditt medlemskap så länge ditt medlemskap är i kraft i enlighet med medlemsvillkoren. Dock lagras även rese- och bokningsuppgifter om medlemmar i Viking Line Club (till exempel resrutt, fartyg, datum, hyttklass, måltider på resan och andra motsvarande uppgifter) i fem (5) år från den dag du har bokat resan. Som medlem i Viking Line Club lagras uppgifterna om varje köp där du har använt ditt medlemskort i fem (5) år efter varje enskilt köp.

6.4 Efter att ditt medlemskap i Viking Line Club har upphört raderar Viking Line dina medlemsuppgifter, till exempel inköpshistorik och uppgifter om medlemsbonus (”Båtar”), inom 14 dagar efter att medlemskapet har sagts upp eller upphört. Under dessa 14 dagar kan medlemskapet på din begäran aktiveras på nytt. Efter att medlemskapet har upphört behandlas dina uppgifter på samma grunder och för samma ändamål som uppgifterna om Viking Lines övriga kunder som inte är medlemmar eller potentiella medlemmar i Viking Line Club.

7. Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

7.1 Viking Line kan lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom Viking Lines koncernbolag. Viking Line kan också lämna ut dina uppgifter till Viking Lines samarbetspartner, till exempel aktörer som tillhandahåller paketresor samt aktörer som erbjuder kort- och kommunikationstjänster. I fråga om medlemmar i Viking Line Club som är bosatta i Sverige kan Viking Line även lämna ut uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster för adressuppdateringar för att säkerställa att vi har rätt adressuppgifter till dig.

7.2 Viking Line kan också anlita olika tjänsteleverantörer och andra tredje parter i samband med behandlingen av dina personuppgifter, såsom tillhandahållare av tekniska lösningar eller serverutrymme eller tillhandahållare av bokförings- och ekonomiförvaltningstjänster. Viking Line använder också produkter och tjänster som tillhandahålls av utvalda samarbetspartner för att möjliggöra riktad marknadsföring via post, e-post, textmeddelande, appen eller sociala medier. I samband med sådan behandling av personuppgifter ombesörjer Viking Line att de avtal som dataskyddslagstiftningen förutsätter har ingåtts med de anlitade aktörerna.  Tredje parter till vilka Viking Line lämnar ut dina uppgifter eller på annat sätt tillhandahåller uppgifter om dig som kund eller medlem, och vilka behandlar uppgifter för Viking Lines räkning, får inte lämna ut dina uppgifter till andra parter utan ditt godkännande. Mottagaren får använda uppgifterna endast i syfte att sälja och marknadsföra Viking Lines och Viking Lines samarbetspartners tjänster och produkter eller i syfte att leverera tjänster med anknytning till Viking Lines avtal med dig som kund eller medlem i Viking Line Club.

7.3 Personuppgifter kan också lämnas ut till tredje parter för dessa parters egna användningsändamål. När uppgifter lämnas ut till tredje parter för parternas egna ändamål (t.ex. tillhandahållare av transport- och inkvarteringstjänster i samband med paketresor), tillämpas den aktuella tredje partens integritetspolicy på den tredje partens behandling av personuppgifter. Viking Line är inte ansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs av sådana tredje parter.

7.4 Viking Line kan lämna ut dina personuppgifter till arrangörer av charterresor, tema- eller specialkryssningar på Viking Lines fartyg (Viking Lines ”charterkund”). I dessa fall kan vi lämna ut uppgifter såsom ditt namn, din hemadress, din e-postadress, ditt telefonnummer och/eller ditt födelsedatum samt uppgifter om vilken charterresa, tema- eller specialkryssning du åkt på. Utlämningen av uppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att erbjuda våra charterkunder information om vilka personer som har åkt med på en av charterkunden arrangerad kryssning.
När uppgifter lämnas ut till en charterkund för detta ändamål tillämpas charterkundens integritetspolicy på dennes behandling av personuppgifter. Viking Line är inte ansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs av charterkunder.

7.5 Viking Line kan vidare lämna ut dina personuppgifter om det är nödvändigt för att följa gällande lagstiftning eller krav från myndigheter, för att bevaka Viking Lines rättsliga intresse eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

7.6 Viking Line kan överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av Viking Lines reseagenter eller samarbetspartners för exempelvis paketresor befinner sig där. Om dina personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, ser Viking Line till att överföringen av personuppgifter till länder utanför EU/EES uppfyller de krav som ställs i dataskyddslagstiftningen.

7.7 Vi upprätthåller företagssidor i sociala medier för vilka Viking Line är administratör. Tjänsteleverantörerna för de aktuella sociala medierna (Facebook, X (Twitter), YouTube, Pinterest, Instagram, Spotify, LinkedIn och TikTok) och Viking Line är i tillämpliga delar sådana gemensamt personuppgiftsansvariga som avses i dataskyddslagstiftningen i fråga om personuppgifter om besökare på de sidor som upprätthålls av tjänsteleverantörerna för de aktuella sociala medierna. Tjänsteleverantörerna för sociala medier och Viking Line är i tillämpliga delar gemensamt personuppgiftsansvariga även i fråga om sociala insticksprogram som upprätthålls av tjänsteleverantörer för sociala medier (utnyttjande av funktioner såsom bl.a. Facebooks Dela-knapp, med vilka innehåll på en webbplats kan delas i sociala medier). De aktuella tjänsteleverantörerna för sociala medier behandlar personuppgifter i enlighet med sina egna integritetspolicyer och dataskyddsbeskrivningar, vilka har publicerats på tjänsteleverantörernas webbplatser. De aktuella tjänsteleverantörerna för sociala medier ansvarar för att fullgöra skyldigheterna i dataskyddslagstiftningen och tillgodose de registrerades rättigheter i samband med sina tjänster. Viking Line ansvarar för sin del för att fullgöra skyldigheterna i dataskyddslagstiftningen och behandlar användaruppgifter på sina företagswebbplatser i enlighet med denna integritetspolicy, till exempel när det gäller riktad marknadsföring. Du hittar mer information om behandlingen av personuppgifter som utförs av tjänsteleverantörerna för sociala medier och webbplatsadministratörerna samt ansvarsfördelningen mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga på de aktuella tjänsteleverantörernas egna webbplatser.

Du kan hantera dataskyddsförordningarna som gäller tjänsteleverantörer för sociala medier via de aktuella tjänsteleverantörernas webbplatser och dessutom kan du kontakta tjänsteleverantörerna om du vill utöva dina rättigheter som registrerad. Kontaktuppgifterna hittar du i tjänsteleverantörernas integritetspolicyer och dataskyddsbeskrivningar.

8. Ändringar av integritetspolicyn

8.1 Viking Line har rätt att när som helst göra ändringar i Integritetspolicyn om det sker förändringar i behandlingen av uppgifter. Viking Line underrättar dig med rimligt varsel om ändringar av Integritetspolicyn. 

9. Skydd av personuppgifter

9.1 Du kan alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Viking Line har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, ändring och radering. Vi tillämpar vederbörliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifterna, till exempel pseudonymisering, och minimerar mängden data som behandlas. Vi säkerställer också att våra system är motståndskraftiga mot fel och att det är möjligt att återställa uppgifterna. Till exempel lagras alla uppgifter som gäller kunder och medlemmar i Viking Line Club i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg. Aktörerna som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt i anslutning till behandlingen av personuppgifter.

10. Dina rättigheter

10.1 Viking Line ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den gällande lagstiftningen. Om du anser att den tillämpliga dataskyddsregleringen inte har följts vid behandlingen av dina personuppgifter kan du lämna in ett besvär till den behöriga dataskyddsmyndigheten, i Finland till dataombudsmannen.

10.2 Viking Line kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande eller ändra dem så att du inte längre kan identifieras.

10.3 Om du inte vill att Viking Line behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring kan du när som helst återkalla ditt elektroniska samtycke till direktmarknadsföring samt invända mot marknadsföring och profilering baserat på ett berättigat intresse. Detta görs via en länk i slutet av marknadsföringsmeddelandena eller genom att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 1 i denna integritetspolicy. När Viking Line har tagit emot ditt meddelande, upphör Viking Line att behandla dina personuppgifter för detta ändamål. Viking Line behandlar inte personuppgifter i syfte att rikta direktmarknadsföring till barn under 16 år.

10.4 Du har rätt att få ett registerutdrag från Viking Line där det framgår vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, för vilka ändamål dina uppgifter behandlas och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut, från vilka andra källor uppgifter om dig har samlats in, hur det automatiska beslutsfattandet (inklusive profilering) genomförs samt hur länge dina uppgifter lagras. Du har också samtidigt rätt att få information om dina rättigheter i egenskap av person vars personuppgifter behandlas. Du kan skicka en begäran om granskning av uppgifter till Viking Line här eller till den adress som nämns i punkt 1.

10.5 Du har under vissa förutsättningar rätt att få dina uppgifter överförda till dig själv eller, om det är tekniskt möjligt, till en annan tjänsteleverantör. Denna rättighet gäller uppgifter som du har gett till Viking Line och som har behandlats för att avtalet mellan dig och Viking Line ska träda i kraft.

10.6 Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om (i) uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in, (ii) du gör invändning mot behandling av dina uppgifter för direktmarknadsföringsändamål (inklusive profilering för direktmarknadsföringsändamål), (iii) behandlingen har grundat sig på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke eller (iv) dina uppgifter har använts på ett lagstridigt sätt. Observera att vi trots detta kan lagra dina uppgifter om det behövs för att Viking Line ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter eller för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt yrkande.

10.7 Du har rätt att lämna klagomål till den behöriga dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen.

Du hittar kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten i Finland här.

11. Kontaktuppgifter

11.1 Om du har frågor om vår integritetspolicy eller behandlingen av personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter som nämns i punkt 10, tveka inte att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter i punkt 1 ovan.